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杜绝采购腐败的同时,如何防止其他部门的腐败?

时间:2021-05-26 09:49来源:未知 作者:姬老师 点击:
         很多企业的管理者都在考虑如何杜绝采购腐败,然而更要想到的是“杜绝采购腐败的同时,如何防止其他部门的腐败”。由此来看,企业管理者如何建立一套完善的企业供应链管理体系尤为重要,同样也是为企业长期稳定的发展保驾护航。
         在当下高效率的电子化信息时代,企业经营效率的高低取决于企业供应链运营,然而各企业管理者同时也不可避免的担心企业内部从事供应链作业人员是否能够在 “浑浊”市场环境中做到“出淤泥而不染”。
 
         制造企业原辅材料采购、固定资产采购、MRO采购从下达PO至供应商,送货至仓储,IQC验货,再到需求部门的使用,以及到财务的付款,几乎每个环节都存在“验收”与“退货”,所以看似公司只有采购部在与供应商进行沟通,其实企业与供应商沟通的部门除采购之外有需求部门(不同类别物料不同的部门)、品管部、仓储部、技术研发部、财务部等。很多企业的管理者都在考虑如何杜绝采购腐败,然而更要想到的是“杜绝采购腐败的同时,如何防止其他部门的腐败”。由此来看,企业管理者如何建立一套完善的企业供应链管理体系尤为重要,同样也是为企业长期稳定的发展保驾护航。
 
        一直在大型制造企业工作,经历了不同公司对于企业供应链管理的模式,综合自身的工作经验与大家作如下分享。
 
一、与所有从事采购相关工作的员工签订《廉洁承诺书》
 
      所有在供应链环节中与供应商、承包商、第三方等工作人员签订《廉洁承诺书》,承诺
      书上明确规定各项廉洁细则,要求员工签字确认,如有触犯则依法处理。员工知道企业管理规范化,必然也会提升其规范作业的思想。
 
二、与所有供应商签订《廉洁供应合作协议》
 
      供应商为能够得到客户更多PO,得到更大的利润,可能在交易过程中与各权益相关
      部门进行不法行为。供应商开发-采购-送货-验货-入库-使用-付款等每个环节中都有可能存在不良交易,所以为能有效控制供应商这种非正当经营理念,就必须签订详细的《廉洁供应合作协议》,一旦发现不仅列入企业黑名单,而且开具高额罚单,同时在行业内进行通报。任何的供应商都希望能与客户长期稳定合作,所以我们作为客户方明确合作态度,强调合作方向是非常重要的。
 
三、定期开展廉洁培训沟通会议
 
1.企业内部的培训
     企业内部各供应链从业模块员工定期举行廉洁方面的培训,将正确的人生观灌输给每一位员工,让他们知道企业的发展需要员工正能量,那么企业也将更好的回馈员工。
 
 
2.企业与供应商的廉洁沟通
 
    任何企业都会定期召开供应商管理大会,会针对战略合作、企业发展、行业分析进行规模性的相互交流,所以在这个过程中也更需要把“阳光化”合作进行必要的宣导,让供应商与我们形成战略合作的同时,更能够让他们知道企业管理理念,也会让供应商更加尊重企业,珍惜彼此之间的合作。
 
 
四、建立内部员工绩效考核机制
 
 
      政府高薪养廉,企业则要绩效养廉。所有采购及相关人员的薪资绝不能固定化,必须绩效化,而且绩效比重必须占据总薪资的40-50%左右。
 
 
       建立考核指标,来料合格率 、到货及时率、价格异常率、内部客诉率。考核数据必须要客观采集,来料合格率来自品管或验收部门,到货及时率来自仓储管理或需求部门,价格异常率来自价格稽核或财务部门,内部客诉率则就是企业内部各物质需求部门。然而前提是企业需要具备完善的MRP/ERP/OA等管理系统。
 
 
       以上仅是企业内部考核机制,外部再加上供应商管理考核机制,形成一套完善的考核体系让采购员做好了自己的本职工作才可以拿到相应的绩效薪资,但是整体薪资也确实要能让采购员形成有效积极性。
 
五、杜绝任何部门指定供应商
 
 
        企业任何物质需求会相应提出采购需求申请,请购过程就是对需求物资标的的描述,让所采购的物资达到某种企业运营要求。实际过程中,有很多需求部门并不会提供详细的需求参数,有可能是专业能力不够,也有可能是其他的原因,所以到采购手上的请购单有很多没有技术参数没有规格,却赫然写着某厂家或某厂家专属的规格参数。这类物料以MRO类、固定资产类尤为明显。
 
 
       指定供应商采购过程中对询比议价、采购谈判、资金及付款都是相对的被动,如果还存有其他不合理现象,那相对公司是弊大于利。所以从以下几个方面杜绝指定供应商。
 
 
1.MRO类:需求提出详细规格要求、图纸等重要参数;
2.固定资产类:需求提出设备详细产能指标、技术要求、验收标准;
3.因技术性原因必须指定供应商采购,则需要形成会议确认,由总经理、采购负责人、请购负责人共同参与,由请购负责人会议上确认指定理由及承担指定风险,再由总经理进行授权确认。
指定的责任有人承担,估计所负责人必会掂量指定的后续风险。同时作为采购工作人员更不得违背公司采购要求去变相指定供应商采购。
 
六、建立采购稽核管理体系
 
      企业采购必然会有不合理现象,但是仅凭企业管理者是不可能在采购每个细节进行确认其合理性,由此必须建立一个第三方稽核机构。
稽核的对象主要分为:
1. 流程体系的合理性稽核
2. 物料采购的合理性稽核
3. 人员的合理性稽核
4. 资金与价格的合理性稽核
定期稽核对采购及相关工作人员形成有效监督。
 
 
七、采购人员内部调动机制
 
      采购内部人员进行必要的周期换岗工作(物料合理性换岗),形成采购员相互监督、相互检查的工作体系。高专业性采购的工作换岗需要谨慎处理,以避免换岗造成公司损失。
 
八、建立企业廉政投诉渠道
 
 
      1. 建立企业内部投诉渠道,便于企业内部人员发现异常情况的投诉渠道。
      2. 建立企业外部投诉渠道,便于企业外供应商、客户、同行等第三方有效投诉渠道。
     企业真正要让各采购相关员工“出淤泥而不染”,除企业需要设定相应管理方法之外,还更需要员工本身的自律与对工作的负责。
 
 
作者:汤晓青 资深采购经理人
 
原题:如何让企业供应链 “出淤泥而不染”


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